Komplexe Bauprojekte digitalisieren mit der Software agorum core

Welches Problem lösen wir mit unserem Produkt:

agorum core ist ein DMS/ECM und basiert auf Open-Source-Technologie. Der Kunde Schlüter + Thomsen ist eine Ingenieurgesellschaft mit Sitz in Neumünster, Hamburg und auf Sylt. Ziel der Digitalisierung war es, zum einen die Projektverwaltung so abzubilden, dass Projekte transparent für alle Mitarbeiter einzusehen sind. Zum anderen sollen papierbasierte Prozesse deutlich reduziert werden und alle Daten revisionssicher nach den gesetzlichen Vorgaben archiviert sein.

Digitale Unabhängigkeit war für die Ingenieurgesellschaft Voraussetzung

Schlüter + Thomsen hat bewusst nach einer ECM/DMS-Lösung gesucht, die auf Open Source-Technologie basiert und in Deutschland entwickelt wird. Zu groß ist die Verantwortung, wenn Planungsdaten von Objekten verwaltet werden müssen. Diese Planungsdaten stellen das Herzstück von Gebäuden dar und müssen entsprechend sicher verwaltet werden. Das ist bei den proprietären IT-Giganten nicht gegeben. Deshalb sollten die Daten der komplexen Langzeitprojekte in eine Softwareumgebung mit offenem Quellcode verfügbar sein.

Die Kennzeichen von komplexen Bauprojekten

  • Die Bauvorhaben, die Schlüter + Thomsen betreuen, haben lange Laufzeiten, oft über Jahre hinweg.
  • Pro Bauprojekt sind sehr viele Projektbeteiligte involviert, zählt man alle In- und Externen zusammen.
  • Zum Tagesgeschäft gehören auch Vor-Ort-Termine auf den Baustellen. Neben den Abstimmungen werden dort oft Fotodokumentationen zum Baufortschritt gemacht, die im Projekt abgelegt werden.

Diese Parameter lassen erahnen, was die Anforderungen an die Software als Strukturgeber stellt: Informationen clustern, sichern und bereitstellen. Vor allem Letzteres ist im Tagesgeschäft von hoher Relevanz. So müssen zum Beispiel Prüfprotokolle, Abnahmen oder technische Pläne schnell gefunden werden. Auch bei Projekten, die 20 Jahre zurückliegen. Da darf es bei den Versionierungen von Dokumenten keine Zweifel geben.

Wie lösen wir das Problem?

Alle Daten durchlaufen den OCR und sind damit volltextindiziert. Das ist die Voraussetzung, um Projekte schnell verwalten zu können. Im Herzen der Software stehen intelligente Knoten bereit, die diese Informationen clustern, miteinander verknüpfen und bereitstellen. Die Struktur ist so angelegt, dass jeder Mitarbeiter*innen alle Informationen zum Projekt sehen kann.

5 Beispiele, wie heute gearbeitet wird:

  • Interne Kommunikation: Alle internen Abstimmungen erfolgen über die Notizfunktion. Ein Beispiel: Gibt ein Projektleiter*in Änderungen an die Zeichner durch, wird an dem Dokument eine Notiz erzeugt und dem Zeichner geschickt. Diese ist für alle Beteiligten einsehbar und macht den Vorgang transparent. So wird auch verhindert, dass die Abstimmung per E-Mail erfolgt und große Datenmengen intern Speicherressourcen belegen.
  • Für jedes Projekt gibt es eigene E-Mail-Adresse: Innerhalb der Projekte wird ausschließlich darüber kommuniziert. Da in jedem Projekt mehrere Mitarbeiter*innen gelistet sind, gibt es keine Abwesenheitsnotizen und für den Kunden ist immer ein Ansprechpartner erreichbar.
  • E-Mail-Signaturen, die sich flexibel anpassen: Die Mitarbeiter*innen können in ihrer Funktion für jede der 3 Unternehmensgesellschaften tätig sein. Die E-Mail-Funktion ist über agorum core abgebildet und je nach dem, für welche Gesellschaft ein Mitarbeiter*innen tätig ist, wird die richtige Signatur generiert.
  • Suchen und Finden von Informationen: agorum core fungiert als große Datenbank und verwaltet alle Informationen. Ausgestattet mit der leistungsstarken Suchmaschine Solr werden Informationen sehr schnell bereitgestellt. Das spart enorm Zeit beim Suchen und Finden.
  • Mobiles Arbeiten von unterwegs: Über die App agorum boost haben die Ingenieure*innen mobilen Zugriff auf alle Projektdaten. Der Fall, dass das richtige Dokument im Büro ist, kann nicht mehr eintreten. Fotos von der Baustelle werden immer gleich im richtigen Projekt abgelegt. Als wesentlicher Unterschied zu vielen anderen Apps ist diese DSGVO-konform und verfügt über eine Chatfunktion.

Fazit: Die Software verwaltet, steuert und archiviert die gesamten Informationen zu den Projekten in der Baubranche. Die interne Kommunikation erfolgt zu 95 Prozent papierlos. Verbunden mit dem guten Gefühl, dass alle Daten DSGVO-konform verwaltet sind. Ortsunabhängiges Arbeiten vom Homeoffice aus oder von der Baustelle ist problemlos möglich. Alle Daten sind made und hosted in Germany.

Was war uns dabei wichtig?

Als Hersteller und Entwickler von agorum core ist es uns wichtig, dass unsere Software unsere Kunden größtmöglich unterstützt. Deshalb konfigurieren wir sie für jeden Kunden individuell, d. h. auf seine bestehenden Prozesse angepasst. Kein Mausklick zu viel. Bei unserem Kunden Schlüter + Thomsen sind die komplexen Bauprojekte softwareseitig so abgebildet, dass z. B. alle Projektbeteiligten Zugriff und Einsicht in die dazugehörigen digitalen Akten besitzen.

Mit der mobilen App agorum boost können die Ingenieure auf Baustellen vor Ort auf alle Daten zugreifen. Sie können Fotos vom Baufortschritt machen und direkt in die Bauakte hochladen. Im Unterschied zu vielen anderen Anbietern ist die Anwendung DSGVO-konform. Als Open-Source-Hersteller ist es für uns oberste Prämisse, dass die digitale Souveränität immer und ausschließlich beim Betreiber liegt.

Digitallösung von:

Die agorum Software GmbH mit Sitz in Ostfildern bei Stuttgart ist Entwickler einer zukunftsorientierten Enterprise-Content-Management (ECM)-Plattform namens agorum core, die Organisationen aller Branchen den Weg in ein vollständig digitalisiertes Arbeitsumfeld ebnet. Die ECM-Lösung verbindet die Stärken eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) mit Filesharing, Customer-Relationship-Management (CRM), Projekt- und Workflowmanagement, sowie unzähligen Features für effizientes mobiles Arbeiten – auch im Homeoffice. Im Jahr 1998 gegründet, hat das inhabergeführte Unternehmen die On-Premise-Software agorum core 2008 auch als kostenlose Open-Source-Lösung agorum core open verfügbar gemacht. Die Software ist seit 2019 in vollem Umfang auch in der Cloud verfügbar. Aktuell schätzen weit mehr als 500 Kunden aller Branchen und Größen das mobile, störungsfreie und ortsunabhängige Arbeiten mit der Lösung, die alle Anforderungen und Informationen eines Unternehmens auf einer zentralen Plattform bündelt. Auch die Open-Source-Version wurde bereits über 500.000 Mal heruntergeladen. Die Einsparung von Schnittstellen sowie der Wartung und Aktualisierung mehrerer Systeme und Server bedeutet in der alltäglichen Anwendung eine immense Produktivitätssteigerung und Kostensenkungen um bis zu 95 %, von denen mehr als 2,3 Millionen User weltweit profitieren.

agorum® Software GmbH
Vogelsangstr. 22
73760 Ostfildern

www.agorum.com | info2@agorum.com