Allein in Deutschland erreichen den Mittelständler aus Kamen mehrere zehntausend Bestellungen im Jahr. Die eingehenden Belege im SAP-System zu verarbeiten, kostet die Vertriebsabteilung der VAHLE Group viel Zeit. Trotz Webshop bestellen die Kunden zu 90% über E-Mail mit PDF-Anhang.
Daher gab es für den Vertrieb keine Möglichkeit, auf einen Blick alle Bestelleingänge und deren Verarbeitungsstatus zu sehen. So öffneten die Mitarbeiter die Bestellungen auf einem Monitor, danach musste die Kundennummer rausgesucht werden, dann ging‘s weiter mit der Bestellreferenz, dabei wurde alles manuell auf dem zweiten Monitor in SAP eingetippt – von den Kopfdaten bis zu jeder einzelnen Materialposition. Ein unbeliebter und aufwändiger Ablauf. Um mehr Transparenz und Tempo in den Auftragseingangsprozess zu bekommen und den Vertrieb zeitlich zu entlasten, war VAHLE klar, dass eine zentrale, digitale Lösung her muss.
VAHLE digitalisiert und automatisiert bereits den Rechnungseingang mit einer Lösung der AFI Solutions. Bei einer hohen fünfstelligen Summe an Eingangsrechnungen erzielt das Unternehmen mit der digitalen Lösung bereits eine automatisierte Verbuchung der Eingangsrechnungen von über 35 Prozent. Aufgrund der sehr guten Erfahrung mit dem SAP Add-on für die Rechnungsverarbeitung entschied sich VAHLE bei der Digitalisierung des Bestelleingangs daher ebenfalls für eine AFI Lösung.
