Schneller zum Vertragsabschluss: Digitale Unterschriften mit der E-Signatur-Lösung MOXIS

Welches Problem lösen wir?

Die digitale Unterschrift ist ein wesentlicher Bestandteil der Digitalisierungsstrategie von Unternehmen aus allen Branchen. Komplexe Vertragswerke, wachsender Konkurrenzkampf oder die völlige Neuordnung der Arbeitswelt aufgrund der Corona-Pandemie sind nur einige der Herausforderungen, die Unternehmen dabei heute lösen müssen. Unterschriftsprozesse erfolgen dennoch vielerorts nach wie vor papierbasiert – die Folge sind unnötige Medienbrüche, die durch Ausdrucken, postalischen Versand und Wiedereinscannen von Dokumenten entstehen. Damit einher geht ein großes Maß an zeitlichem und organisatorischem Mehraufwand, der auch personelle Ressourcen bindet.

Wie lösen wir das Problem?

2014 erfolgte mit der eIDAS-Verordnung der europaweite Startschuss für die einheitliche und rechtsverbindliche elektronische Signatur. Mit der E-Signatur-Lösung MOXIS kann sämtliches Vertragswerk digital und rechtssicher abgewickelt werden – und das zu 100 % eIDAS-konform. Als Auftraggeber*in eines Unterschriftenprozesses können Sie jeden erdenklichen Signaturworkflow mit beliebig vielen Unterschreiber*innen erstellen, verwalten und verfolgen. Ähnlich wie in einem E-Mail-Postfach erhalten alle zur Unterschrift eingeladenen Personen ihre Dokumente in ihre persönliche, elektronische Unterschriftenmappe. Nach erfolgreicher Signatur befinden sich alle Dokumente eines bestimmten Prozesses völlig automatisiert am richtigen Platz – und dies papierlos, einfach und effizient.

Die sogenannte qualifizierte elektronische Signatur ist der handschriftlichen Unterschrift per Gesetz gleichgestellt. Voraussetzung dafür ist eine digitale Identität eines anerkannten Vertrauensdiensteanbieters. Verfügt eine unterschreibende Person noch nicht über eine digitale Identität, kann ihm während des Unterschriftenprozesses zugleich eine solche ausgestellt werden.

All dies hat den Vorteil, dass überflüssige Arbeitsschritte vermieden werden und Medienbrüche auf ein Minimum reduziert sind. So kann man Prozesskosten einsparen und personelle Ressourcen sinnvoller nutzen. Die Arbeitserleichterung für die Verwaltung schlägt sich in einer messbaren Beschleunigung der Prozesse nieder. Dadurch ergeben sich erhebliche Wettbewerbsvorteile im Hinblick auf Sicherheit, Kosteneinsparungen, Effizienz und schlussendlich die Kundenzufriedenheit.

Anwendungsfälle für die digitale Unterschrift finden sich branchen- und abteilungsübergreifend überall dort, wo viele Dokumente signiert werden. Um bloß einige Beispiele zu nennen:

  • Gewährleistung des gesetzlich vorgeschriebenen Qualitätsmanagements bei Signaturprozessen in der Pharmabranche
  • Erfüllung des verpflichtenden Schriftlichkeitsgebots bei der Unterzeichnung von Arbeitsverträgen, insbesondere bei Personaldienstleistern
  • Beschleunigung von Vertragsabschlüssen und Erhöhung der Conversion Rate bei Banken, Versicherungen und Finanzdienstleistern
  • u. v. m.

Was für uns wichtig war?

Im Zeitalter der digitalen Transformation kommt es darauf an, den richtigen Partner an seiner Seite zu haben! XiTrust sieht sich als ganzheitlicher Partner beim professionellen Einsatz und der Umsetzung einer digitalen Signaturlösung. Wir nutzen dabei einen einzigartigen und langjährigen Erfahrungsschatz, der in enger Zusammenarbeit mit Kunden aus allen Branchen entstanden ist. Das Spektrum unseres Kundenstammes reicht von der Industrie über den Gesundheitsbereich bis hin zum öffentlichen Dienst.

Unsere Lösungen zeichnen sich durch einen hohen Standardisierungsgrad aus und sind deshalb leicht in die bestehende IT-Infrastruktur zu integrieren. Wir wissen aber auch, dass jedes Unternehmen eine individuelle, an die tatsächlichen Bedürfnisse angepasste Lösung braucht, um erfolgreich mit den Möglichkeiten der digitalen Unterschrift arbeiten zu können. Wir begleiten Sie auf dem Weg zum für Sie maßgeschneiderten Produkt und entwickeln mit Ihnen gemeinsam eine Strategie zur Implementierung der digitalen Unterschrift in Ihre Workflows. Mithilfe von out-of-the-box verfügbaren Anbindungsmöglichkeiten (z. B. SAP, Salesforce, SharePoint) sowie ansprechbaren APIs ist eine nahtlose Integration in bestehende Prozesse und Systeme auf einfache Weise möglich.

Egal ob Hosting, Projektmanagement oder Support: Als ausschließlich europäisch agierendes Unternehmen gewährleistet XiTrust zudem 100 % EU-DSGVO-Compliance.

Mit der elektronischen Unterschriftenmappe MOXIS kann jeder beliebige Signaturworkflow für ein Dokument digital abgebildet werden – sowohl intern als auch bei der Zusammenarbeit mit externen Personen wie Kunden, Partnern oder Lieferanten. Die nötige digitale Identität für eine rechtsgültige, qualifizierte elektronische Signatur (QES) kann über den Service xIDENTITY.eu jederzeit und weltweit online ausgestellt werden. Durch die Anbindung von weiteren zertifizierten Vertrauensdiensteanbietern – darunter die D-TRUST GmbH mit dem Fernsignaturdienst sign-me – bieten wir unseren Kunden größtmögliche Flexibilität.

Kurze Unternehmensbeschreibung:

Mit Standorten in Deutschland, Österreich und der Schweiz bietet XiTrust mit MOXIS die sicherste E-Signatur-Plattform mit höchster Rechtsverbindlichkeit für Unternehmen. Als Miteigentümer des österreichischen Vertrauensdiensteanbieters A-Trust deckt XiTrust die komplette Bandbreite digitaler Unterschriften ab. Ob in der Cloud oder On-Premises sowie als Miet- oder Kaufmodell: Mit MOXIS findet jedes Unternehmen die passende E-Signatur-Lösung für alle. Weltweit nutzen hunderte branchenführende Kunden die Produkte von XiTrust – darunter die BMW Group, Adecco, KTM, Fresenius Kabi und viele mehr.

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Ansprechpartner: Rafael Winkler, rafael.winkler@xitrust.com, LinkedIn