Datenerfassung und -Auswertung mit dem Business Intelligence (BI) Tool von FTSolutions

Welches Problem lösen wir?

Die unternehmerische Wirklichkeit auf dem Bildschirm darzustellen, um auf deren Grundlage fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen: Das ist das Ziel von unserem Business Intelligence (BI) Tool.

Konkret heißt das: Wir überführen die reale Welt des Unternehmens in die digitale, um aus der digitalen Welt Impulse für die reale zu erhalten. Die Vorteile gegenüber manuellen Verfahren sind Schnelligkeit und Ortsunabhängigkeit. Doch Business Intelligence-Lösungen können für das Unternehmen nur so gut sein wie die Daten, die sie nutzen. Der Faktor Mensch ist daher von größter Bedeutung.

Wie lösen wir das Problem?

Viele Menschen treffen Entscheidungen für das Unternehmen aus dem Bauchgefühl heraus – sowohl auf der operativen wie auf der strategischen Ebene. Aber sich alleine auf das Bauchgefühl zu verlassen, kann für Geschäftsführer und Abteilungsleiter, aber auch für Sachbearbeiter ebenso fatal sein wie Entscheidungen nur von Zahlen abhängig zu machen – umso mehr, wenn es schon bei der Datenerfassung hakt.

Aus unserem Arbeitsalltag im Bereich Business Intelligence wissen wir, dass valide Erkenntnisse auf Basis von Daten in der Regel das Bauchgefühl ergänzen. Aber es gibt eben auch Situationen, in der sie es ersetzen müssen, weil das Bauchgefühl in der Regel auf persönlichen Treffen, auf Vor-Ort-Präsenz basiert. Ein Unternehmen mit Standorten in verschiedenen Ländern kann das ebenso wenig wie ein Entscheider, der ins Homeoffice muss.

Im März 2020 mussten viele Entscheider von jetzt auf gleich ins Homeoffice und sich dort auf Zahlen und Fakten verlassen, die ihnen durch ihre unterschiedlichen Systeme zur Verfügung gestellt wurden. Der Gang durch die Produktion, der Blick in die Lagerhalle und auf den Fuhrpark entfielen genauso wie der spontane Austausch über die kleinen und großen Probleme in den Abteilungen. Kurz gesagt: Das Bauchgefühl wurde deutlich gestört.

Dabei galt es gerade zum Beginn der Corona-Pandemie, besondere Herausforderungen zu meistern: Mitarbeiter wurden in Kurzarbeit geschickt, es kam zu Lieferengpässen, Maschinen wurden nicht ausgelastet oder die Produktion musste umgestellt werden. Die veränderte Realität machte vielen Unternehmern deutlich, wie wichtig eine gute Datenerfassung und -Auswertung ist. Dabei ist wohl allen klar: Die Daten alleine sind praktisch wertlos, solange sie nicht in geeigneter Form aufbereitet und analysiert werden, sodass Entscheider Schlussfolgerungen daraus ziehen können. Metaphorisch gesprochen: Die reale Welt muss möglichst klar in die digitale Welt übertragen werden, denn: Ist das Bild zu verschwommen, werden auch Entscheidungen schwammig.

Was für uns wichtig war?

In der Regel kommen Kunden mit vermeintlich präzisen Anforderungen auf uns zu, kennen aber das Wozu nicht wirklich. Sie formulieren diese Anforderungen dann meist, wie sie es bislang gewohnt sind: Häufig geht es um die Erstellung unterschiedlichster Listen, wie etwa bei der Sachbearbeiterin im Einkauf aus Fallbeispiel 2. Wären wir bei ihrer Anforderung geblieben, eine Liste für offene Bestellungen automatisiert zu erstellen, hätten wir alleine eine Lösung für die Sachbearbeiterin gefunden, nicht aber für das ganze Unternehmen. Die Frage nach dem Wozu ist also entscheidend – und sollte am Anfang jeder Lösung stehen. Zwei Nutzenbeispiele sollen dies verdeutlichen.

Ware in Arbeit – Die Wirklichkeit am Bildschirm sichtbar machen
Wunsch: Der Fertigungsleiter möchte eine Übersicht über Ware in Arbeit (Fallbeispiel 3), …
Nutzen: … um Umlaufbestände und Wartezeiten zu reduzieren und unnötige Arbeiten zu verringern.

Verkaufsanalyse – Unsichtbares sichtbar machen
Wunsch: Der Verkaufsleiter möchte schnell erkennen, welche Produktgruppe sich auffällig verhält, …
Nutzen: … um Vertriebsmaßnahmen einzuleiten sowie bedarfsgerecht einzukaufen und zu produzieren. Viele Unternehmer haben – nicht nur in diesen unsicheren Zeiten – Angst vor vermeintlich großen Ausgaben, die durch den Einsatz einer Business-Intelligence-Software entstehen können. In den Köpfen sind Bilder von vielen Beratern, unüberschaubaren Kosten und überforderten Mitarbeitern. Und genau diese Vorstellung hindert viele kleine und mittelständische Unternehmen daran, den ersten Schritt zu tun. Dabei können viele Tätigkeiten über ein BI-Tool automatisiert werden, die heute die Mitarbeiter manuell erledigen müssen, damit Daten aus dem Unternehmen sichtbar werden können. Alleine daraus entsteht ein Return of Investment (ROI). Überdies verleiht ein BI-Tool dem Unternehmen mehr Flexibilität: Die Daten werden zentral abgestimmt und aktuell vorgehalten, sodass sich Entscheider ganz auf die Auswertungen und Analysen konzentrieren können. Statt mühsam die Daten zusammenzutragen stehen Managern und anderen Mitarbeitern mit nicht-technischem Hintergrund kurzfristig Reports zur Verfügung, so dass sie sich voll und ganz ihrer eigentlichen Tätigkeit widmen können.

Fazit: Eine gute Business Intelligence-Lösung fährt Wissen im Unternehmen hoch und treibt Erfolg an – und ist stets so individuell wie das Unternehmen selbst. Das setzt voraus, dass man sich als Anbieter von BI-Lösungen intensiv mit dem Nutzen für den Kunden beschäftigt und nicht bei den formulierten Wünschen verharrt. Dass man nicht alleine die Technik ins Visier nimmt, sondern sich einen Rund-um-Blick verschafft, um das Optimum für den Kunden liefern zu können. Sinnvoll ist überdies vom auszuwertenden Prozess bis zur Analyse alles aus einer Hand zu bekommen, um Zeitaufwände so gering wie möglich zu halten. Und dann hat es das Unternehmen in der Hand: Vom klassischen Reporting über ein Self-Service-BI-Tool bis zur Datenanalyse ohne Eingriff aus der IT-Abteilung gibt es viele Wege, Wissen hochzufahren, um das Unternehmen erfolgreicher zu steuern. Das Bauchgefühl wird unterstützt, die IT entlastet.

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