Digitalisierung der Auftragsabwicklung anhand des Warenwirtschaftssystems von HS - Hamburger Software

Welches Problem lösen wir?

Unser Kunde, die Querkopf GmbH aus Hamburg, bietet regional produzierte Lebensmittel nach eigenen Rezepturen an – von Fruchtaufstrichen über Speiseöle bis zu Spirituosen. Zurzeit organisiert und betreut das Start-up die Herstellung und den Verkauf von zwölf Premiumprodukten. Doch das Portfolio und das Auftragsvolumen wachsen stetig.

Um auch als kleines Team eine immer größere Kundschaft bedienen zu können, benötigen die Food-Profis ein leistungsfähiges Warenwirtschaftssystem (WWS). Und zwar eine mitwachsende Software, die ihnen in der Warenwirtschaft durchgängige Workflows ermöglicht und zugleich für hohe Transparenz im Tagesgeschäft sorgt. Ohne eine solche digitale Lösung liefe das Unternehmen Gefahr, die Kontrolle über das Umlaufvermögen und die Lagerbestände zu verlieren.

Eine weitere Herausforderung besteht darin, dass die Komplexität der Produkte und Leistungen jederzeit zunehmen kann. Die Warenwirtschaftslösung muss daher funktionell skalierbar ein. Zudem sollte sie offen sein für nachgelagerte Lösungen, beispielsweise für die Anbindung einer Pfandlösung.

Wie lösen wir das Problem?

Mit dem Warenwirtschaftssystem HS Auftragsbearbeitung von HS – Hamburger Software (HS) hat die Querkopf GmbH eine Software gefunden, die den gesamten Prozess der Auftragsabwicklung – vom ersten Angebot bis zur Rechnungsstellung – digital abbildet und unterstützt. Aufgrund der hohen Integrationsfähigkeit lassen sich nachgelagerte Lösungen nahtlos in die Abläufe einbinden.

Das Warenwirtschaftssystem hilft dem Unternehmen, die Kontrolle über das Umlaufvermögen zu behalten. Außerdem wissen die Nutzer jederzeit, welche Produkte am Lager sind und welche nachproduziert werden müssen.

HS Auftragsbearbeitung unterstützt das Start-up auch bei seinen Expansionsplänen: So lassen sich mit dem WWS unterschiedliche Preislisten und Kundenstrukturen abbilden. Das ist wichtig, weil das Querkopf-Team nicht nur Supermarktketten beliefern, sondern auch Geschenkpakete für Unternehmen bereitstellen und in den Großhandel einsteigen will.

Um Hardwarekosten zu sparen und flexibel zu bleiben, nutzt Querkopf HS Auftragsbearbeitung als „Software as a Service“ (SaaS) aus der Cloud. Speicherkapazität, Services und Lizenzen lassen sich bei dem SaaS-Modell jederzeit nach oben oder unten skalieren. Für ein festgelegtes Monatsentgelt erhält das Unternehmen genau das, was es benötigt. Über Smartphone und Tablet können die Nutzer an jedem Ort via Remote-Desktop-App auf das Warenwirtschaftssystem zugreifen.

Die Installation und Einrichtung auf der Cloud-Computing-Plattform Microsoft Azure hat ein HS Partner übernommen. Der Cloud-Spezialist kümmert sich auch um Verfügbarkeit, Back-ups und Updates.

Was für uns wichtig war?

Was den Anwendern bei dem Projekt wichtig war? „Wir wollen uns weiterhin auf unser Kerngeschäft konzentrieren und unsere Kapazitäten nicht dahingehend verschwenden, dass wir uns noch um Software, Infrastruktur, Wartung und Sicherung kümmern müssen“, erklärt Christian Frank, einer drei Querkopf-Gründer. Deshalb sei eines der wichtigsten Auswahlkriterien gewesen, dass die Lösung als SaaS-Modell aus der Cloud bezogen werden kann. „Mit HS haben wir jetzt eine kosteneffiziente und zukunftsfähige Cloudlösung, bei der wir die Services jederzeit nach oben oder unten skalieren können.“

Ein weiterer wichtiger Entscheidungsgrund für HS Auftragsbearbeitung war, dass die Lösung bereits im Standardfunktionsumfang die meisten betriebswirtschaftlichen Abläufe abdeckt.

„Wir haben jetzt eine intuitive, bedienerfreundliche Software, die unser Wachstum langfristig trägt“, so das Fazit von Christian Frank.

Kurze Unternehmensbeschreibung:

HS – Hamburger Software stellt seit 1979 betriebswirtschaftliche Software für die Bereiche Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung, Personalwirtschaft und Dokumentenmanagement her. Mehrere Tausend Anwender in Unternehmen aus über 300 Branchen im deutschsprachigen Raum setzen die ERP-Lösungen des mittelständischen Softwarehauses ein. HS bietet flexibel erweiterbare, digitale Lösungspakete für unterschiedliche Anforderungen an. Über eine integrierte Webschnittstelle (API) lassen sich die Anwendungen mit anderen Systemen verbinden und um verschiedenste Funktionen ergänzen. Support durch eine eigene Hotline rundet das Angebot von HS ab.

HS Hamburger Software GmbH & Co. KG
Überseering 29
22297 Hamburg

www.hamburger-software.de | info@hamburger-software.de