Die Dr. Hoffmann Apotheken starten in das „papierlose Büro“ mit der IPA-Suite

Welches Problem lösen wir?

Die Dr. Hoffmann Apotheken sind ein Familienbetrieb in der 2. Generation mit insgesamt 4 Zweigstellen an verschiedenen Standorten.

Die Buchhaltung aller vier Zweigstellen der Dr. Hoffmann Apotheken findet an einem zentralen Ort – in den Räumlichkeiten der Aartal-Apotheke – statt. Bisher wurden die Rechnungen und alle anderen, buchhalterisch relevanten Belege auf dem Postweg oder per Kurierfahrer in die zentrale Buchhaltung übermittelt.
Der manuelle Aufwand, insbesondere bei der Rechnungsverarbeitung, war enorm.

Es wurden händisch alle rechnungsrelevanten Parameter (Lieferant, Konto, Gegenkonto, Datum, Rechnungsnummer, Steuersatz, Nettowert, Bruttowert, Zahlungsziel, etc.) in das Internetportal der Steuerkanzlei eingegeben. Dies war zum einen Zeitaufwändig und zum anderen, durch die manuelle Arbeit, fehlerbehaftet.

Zudem waren alle relevanten Informationen nicht in digitaler Form und somit auch nicht fillialübergreifend verfügbar. Rechnungen wurden eingetragen und in den entsprechenden Aktenordnern abgeheftet. Auch die tägliche Post oder Lieferscheine wurden in die dafür vorgesehenen Aktenordnern abgeheftet und benötigten so Unmengen an Lagerkapazitäten.

Wie lösen wir das Problem?

Seit vielen Jahren beschäftigen sich die Dr. Hoffmann Apotheken schon mit dem Thema des papierlosen Büros und der Digitalisierung. Mit Hilfe der IPA-Suite konnte dies nun endlich umgesetzt werden.

Die einzelnen Apotheken scannen Ihre eingehenden Rechnungen & sonstige Belege und mailen diese an eine dezidierte E-Mail-Adresse.
In der zentralen Buchhaltung ist die komplette IPA-Suite installiert. Die Dokumente durchlaufen den IPA-Server und werden anschließend – getrennt nach jeder Apotheke – im IPA-Client angezeigt.

Die für das Portal der Steuerkanzlei benötigten Parameter (Lieferant, Konto, Gegenkonto, Datum, Rechnungsnummer, Steuersatz, Netto, Brutto usw.) werden bis auf das Konto und Gegenkonto automatisch erfasst. Die automatisch ausgelesenen Parameter werden durch die Buchhaltung nur noch im IPA-Client geprüft und wenn erforderlich ergänzt bzw. korrigiert.
Die nun erfassten Daten werden als PDF/A in einem Archiv je Apotheke abgelegt. Zudem wird eine Datei zum Import in das Portal der Steuerkanzlei bereitgestellt. Nach dem Import in das Portal sind nun alle relevanten Daten verfügbar und können durch die Steuerkanzlei weiterbearbeitet werden. Durch die ebenfalls durchgeführte OCR Texterkennung sind die Dokumente volltextdurchsuchbar und jederzeit im IPA-Search auffindbar.

Neben den Buchhaltungsprozessen werden nun auch weitere Dokumente digitalisiert und archiviert z.B. Datenschutzbelege und Inventurlisten. Die Post für den Chef wird in jeder Filiale gescannt und steht per Handy zur Verfügung. Verschiedene weitere Betriebsabläufe wurden digitalisiert.
Jede Apotheke hat einen separaten Suchclient installiert und kann nun jederzeit auf alle Dokumente zugreifen.

Was war uns dabei wichtig?

„Durch die IPA-Suite wurden uns komplett neue Möglichkeiten aufgezeigt um unsere Prozesse zu vereinfachen. Für die Zukunft sehe ich hier noch in vielen weiteren Bereichen unseres Unternehmens Potentiale, die ich umsetzen möchte. “ Dr. Philipp Hofmann (Inhaber der Dr. Philipp Hoffmann Apotheken)

Digitallösung von:

Die IPA-Suite

Die IPA-Suite ist eine Sammlung von Microservices, die einem Unternehmen jeder Größe effektive Werkzeuge für die digitale Verarbeitung von Dokumenten und Information bietet.
Mit dem IPA-Server ist es möglich Dokumente durchsuchbar, rechtssicher und zielgerichtet abzulegen. Der IPA-Client schafft einen Zugriff auf die Dokumente. Parameter können automatisch ausgelesen werden. Dokumente können durch Workflows verschiedenen Mitarbeitern zugewiesen werden. Der IPA-Editor ermöglicht die digitale Weiterverarbeitung wie das Aufbringen von Stempeln, Notizen oder eine rechtskonforme Unterschrift. Mit dem IPA-Search finden Sie alle Dokumente blitzschnell wieder. Mit der IPA-Mobile Scan App können Sie Dokumente durch einfaches fotografieren mit dem Smartphone, schnell dem Kreislauf zufügen. Und mit dem IPA-Print stehen Funktionen wie FollowYou, Authentifizierung und Mobiler Druck zur Verfügung.