Krankenpflegeverband Ostangeln digitalisiert Personalakten mit dem Open Source Dokumentenmanagement agorum core

Welches Problem lösen wir?

Ein positives Beispiel für Digitalisierung im Gesundheitswesen ist die digitale Personalakte. Sie vereinfacht die Administration, und je nach Automatisierungsgrad können die Aufgaben prozessgesteuert abgebildet und die HR-Abteilungen enorm entlastet werden. Die Zugriffe auf die sensiblen Daten sind durch ein Berechtigungssystem geschützt, das sicherstellt, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf Personalakten haben.

Der Krankenpflegeverband Ostangeln im hohen Norden an der Ostsee ist wichtiger Arbeitgeber in der Region. Demzufolge ist ihr Personalwesen was Recruiting und das Verwalten von Bestandspersonal angeht, gefordert. Der hohe Aufwand, der mit der papierbasierten Arbeitsweise verbunden war, war ausschlaggebend, für den Umstieg auf digitalisierte Personalakten.

Der Krankenpflegeverband hat zwei zentrale Softwarelösungen im Einsatz. Über snap von Euregon wird der gesamte Bereich der Pflegeorganisation abgebildet und das Dokumentenmanagement agorum core ist das intelligente Archiv im Hintergrund. Die digitalisierten Personalakten sollten ebenfalls über diese beiden Applikationen umgesetzt werden.

Wie lösen wir das Problem?

Schnittstelle vermittelt zwischen den beiden Systemen
Die Personal-Stammdaten werden in snap von Euregon erfasst. Dort gibt es die Funktion „Personalakte im DMS anlegen“. Mit einem Mausklick wird im Dokumentenmanagement agorum core die dazugehörige Ordnerstruktur angelegt. Das beinhaltet im Pflegebereich branchenspezifische Nachweispflichten wie Führerscheinkontrolle, Erste-Hilfe-Kurs, Weiter- und Fortbildungen und viele mehr. In regelmäßigem Turnus müssen Pflegedienstleister diese prüfen und dokumentieren.

Automatisierte Prozesse nehmen Arbeit ab
Das Zusammenspiel der beiden Applikationen erfolgt über eine Schnittstelle welche die Daten der beiden Systeme synchronisiert. Bei den Nachweispflichten werden Wiedervorlagen errechnet und die Personalabteilung erhält automatisiert und rechtzeitig die Informationen, dass ein neuer Nachweis einholt werden muss.

Der Bewerbungsprozess ist ebenfalls automatisiert und alle Prozess-Schritte sind mit Aufgaben verbunden. Der zuständige Mitarbeiter bekommt zum Beispiel die Aufgabe „Telefoninterview“ zugewiesen. So sind alle Schritte durch dekliniert und werden datenschutzkonform verwaltet.

DSGVO-konforme Verwaltung der Personalakten
Der Umgang mit personenbezogenen Daten ist vom Gesetzgeber in der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) geregelt. Das Dokumentenmanagement agorum core verfügt über ein Berechtigungssystem das die Zugriffsrechte steuert. Damit kann innerhalb des Prozesses genau definiert werden, wer welche Berechtigung zum Zugriffe auf die Personalakten hat.

Die Personalakten sind revisionssicher archiviert. Bei Bewerbungen die nicht zu einer Anstellung geführt haben, werden die Unterlagen gesetzeskonform gelöscht.

Was für uns wichtig war?

Einhaltung Datenschutz war oberstes Gebot
Die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben hat höchste Priorität. Der gesamte Bereich der digitalen Personalakten ist geschlossen und nur mit einer entsprechenden Berechtigung einsehbar. Die Revisionssicherheit ist gewährleistet und Bewerbungsunterlagen die nicht zu einer Anstellung geführt haben, werden gesetzeskonform gelöscht.

Gleichermaßen wichtig war auch die intuitive Benutzerführung. Die Mitarbeiter greifen auf zwei Systeme zu, die ihnen vertraut sind, das war sehr hilfreich für die tägliche Arbeit. Für die Administratoren bedeutet es weniger Zeitaufwand und Pflege und dadurch geringere Kosten.

Kurze Unternehmensbeschreibung

Die agorum Software GmbH mit Sitz in Ostfildern bei Stuttgart ist Entwickler einer zukunftsorientierten Enterprise-Content-Management (ECM)-Plattform namens agorum core, die Organisationen aller Branchen den Weg in ein vollständig digitalisiertes Arbeitsumfeld ebnet. Die ECM-Lösung verbindet die Stärken eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) mit Filesharing, Customer-Relationship-Management (CRM), Projekt- und Workflowmanagement, sowie unzähligen Features für effizientes mobiles Arbeiten – auch im Homeoffice. Im Jahr 1998 gegründet, hat das inhabergeführte Unternehmen die On-Premise-Software agorum core 2008 auch als kostenlose Open-Source-Lösung agorum core open verfügbar gemacht. Die Software ist seit 2019 in vollem Umfang auch in der Cloud verfügbar. Aktuell schätzen weit mehr als 500 Kunden aller Branchen und Größen das mobile, störungsfreie und ortsunabhängige Arbeiten mit der Lösung, die alle Anforderungen und Informationen eines Unternehmens auf einer zentralen Plattform bündelt. Auch die Open-Source-Version wurde bereits über 500.000 Mal heruntergeladen. Die Einsparung von Schnittstellen sowie der Wartung und Aktualisierung mehrerer Systeme und Server bedeutet in der alltäglichen Anwendung eine immense Produktivitätssteigerung und Kostensenkungen um bis zu 95 %, von denen mehr als 2,3 Millionen User weltweit profitieren.

agorum® Software GmbH
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73760 Ostfildern
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