Welches Problem lösen wir?
Mit der d.velop postbox lösen wir das Problem, Dokumente digital und rechtssicher zu versenden. Geschäftsbriefe, Rechnungen oder Gehaltsabrechnungen sind vertrauliche Unterlagen, die eine sichere und nachvollziehbare Zustellung erfordern. Die digitale Postzustellung über die d.velop postbox bietet genau das: Die Dokumente werden verschlüsselt übertragen und mit einem elektronischen Zustellnachweis versehen.
Wie lösen wir das Problem?
Oft herrscht Unsicherheit darüber, ob Lohnabrechnungen weiterhin in Papierform zugestellt oder bereits digital bereitgestellt werden können. Die gute Nachricht: Die digitale Zustellung von Lohnabrechnungen ist rechtlich unbedenklich, solange die Abrechnung in Textform vorliegt. Der Versandprozess erfolgt in wenigen einfachen Schritten:
1. Dokumente erzeugen: Die Lohnabrechnungen werden wie gewohnt im führenden System erstellt und über den Druckstrom an die digitale Zustellplattform, die d.velop postbox, übermittelt.
2. Dokumente verarbeiten: In der d.velop postbox werden die Lohnabrechnungen anhand von eindeutigen Erkennungsmerkmalen wie der Personalnummer automatisch voneinander getrennt und an die entsprechenden digitalen Postfächer der Mitarbeitenden weitergeleitet.
3. Dokumente zustellen: Sobald die Lohnabrechnung zugestellt wurde, erhalten Mitarbeitende eine Benachrichtigung per E-Mail oder Push-Nachricht. Sie haben dann zeit- und ortsunabhängigen Zugriff auf ihre Lohnabrechnung – sowohl über den Browser als auch über die Postbox-App. Darüber hinaus wird für jede Zustellung ein Nachweis über die erfolgreiche Zustellung erzeugt. Falls Mitarbeitende nicht digital erreichbar sind, kann d.velop auch den postalischen Versand übernehmen, um sicherzustellen, dass alle Lohnabrechnungen korrekt zugestellt werden.
Was für uns wichtig war:
Für uns war es entscheidend, eine Lösung zu finden, die die Effizienz der HR-Abteilung deutlich steigert und gleichzeitig sichere Prozesse gewährleistet. Die Automatisierung manueller Prozesse spart nicht nur Zeit, Arbeitsressourcen und Kosten, sondern reduziert auch Fehlerquellen. Ein weiterer wesentlicher Aspekt, der für unsere Kunden von großer Bedeutung ist, ist die rechtliche Sicherheit: Die Lösung muss den nachweisbaren Versand wichtiger Dokumente ermöglichen, um die Compliance mit gesetzlichen Vorgaben sicherzustellen. Die Nachvollziehbarkeit der Zustellung und des Abrufs von Dokumenten bietet uns und unseren Kunden einen klaren rechtlichen Schutz. Ein weiterer Vorteil der d.velop postbox ist, dass sie sich ohne aufwändige IT-Projekte über den Outputmanager an beliebige führende Systeme anschließen lässt. Sie funktioniert dabei wie eine Out-of-the-Box-Lösung, die ohne große Investitionen und lange Projektzeiten schnell und effizient implementiert werden kann.
Kurze Unternehmensbeschreibung:
Die 1992 gegründete d.velop AG mit Hauptsitz in Gescher entwickelt Software zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen und branchenspezifischen Fachverfahren. Das Unternehmen bietet Lösungen für Dokumentenmanagement, Archivierung, Workflows sowie mobile Apps und SaaS-Lösungen an. Dabei garantiert d.velop durch ein ausgereiftes Compliance-Management die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und Rechtssicherheit.
d.velop AG
Schildarpstraße 6-8
48712 Gescher