Berge aus Papier türmen sich in vielen Büros, füllen Ordner, Aktenschränke und Archive. Ob Geschäftsbriefe, Faxe, E-Mails, Verträge, Kostenvoranschläge, Rechnungen … wo man hinsieht, nichts als Papier. Weder ist das umweltverträglich noch nachhaltig und meistens auch nicht den gesetzlichen Richtlinien entsprechend. Und in Zeiten von vermehrter Arbeit im Home-Office wird die ausgedruckte Rechnung schnell zum Objekt der Begierde: Wer bekommt sie wann und wie? Dabei ist die Lösung so einfach: Software zur digitalen Archivierung von Daten.
Papierlos digital transformieren mit der DOCBOX®
Welches Problem lösen wir?
Wie lösen wir das Problem?
Die DOCBOX® ist das Dokumenten-Management-System mit Wiederfindungsgarantie. Sie ist in weniger als 15 Minuten einsatzbereit und hilft, Dokumente revisionssicher zu archivieren – analog zu den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). E-Mails können mit der DOCBOX® sowohl interaktiv aus der Anwendung als auch serverbasiert archiviert werden. Die Suche nach archivierten Mails erfolgt direkt aus der DOCBOX®. Die integrierte OCR-Software indiziert Dokumente bereits beim Scannen. Dadurch können Rechnungen und Verträge jederzeit und schnell wiedergefunden werden, vergleichbar einer Internet-Suchmaschine. Die enthaltene Drag & Drop-Funktion erleichtert das Arbeiten mit der DOCBOX® entscheidend. So können etwa vorhandene PDF-Dokumente bzw. ganze Ordner mit PDF-Dokumenten einfach per Mausklick im Eingangsfach abgelegt werden.
Ein weiteres herausragendes Merkmal ist der in der DOCBOX® enthaltene Direktdruckertreiber. Mit ihm können Ausdrucke aus jeder Windows-Software archiviert werden, beispielsweise also die in einer Warenwirtschaft erstellten Ausgangsrechnungen oder in MS-Office erstellte Geschäftsbriefe und Kalkulationen. Das jeweilige Dokument wird direkt der DOCBOX® zugewiesen und aufbewahrt. Ferner integriert sich die DOCBOX® flexibel und einfach in bereits bestehende ERP-Systeme. Dadurch lassen sich Ausgangsbelege automatisch in einen gemeinsamen Dokumentenpool ablegen und Belege oder komplette Akten direkt aus dem ERP-System heraus aufrufen.
Was war uns dabei wichtig?
Das Dokumenten-Management-System (DMS) DOCBOX® aus dem Hause aktivweb in Bodenmais bietet eine revisionssichere digitale Archivierung von Dokumenten. Mit digitaler Vorgangsbearbeitung und Zusammenarbeit werden medienbruchfreie Prozesse abgebildet. Der in der DOCBOX® integrierte Workflowdesigner transformiert einzelne manuelle Prozesse in dynamische, optimierte und automatisierte Workflows. Diese lassen sich effizient in bestehende Geschäftsprozesse einbinden und verschaffen Unternehmen einen Produktivitäts- und Wertschöpfungsvorsprung.
Die DOCBOX® steht sowohl serverbasiert als auch als Cloud-Lösung zur Verfügung. Die Cloud-Version ist absolut identisch zur serverbasierten Inhouse-Lösung (On-Premises).
Digitallösung von:
aktivweb ist Lösungslieferant kaufmännischer Geschäftsprozesse, digitaler Aktenlösungen, sowie CMS-Systeme und Webanwendungen. Mit ihrem Softwareprodukt DOCBOX® und über 100 Fachhandels- und Lösungspartnern in der D-A-CH-Region zählt aktivweb System- und Datentechnik zu den führenden Entwicklungs- und Vertriebsunternehmen auf dem nationalen Wachstumsmarkt für Archivierungs- und Dokumenten-Management-Systeme (DMS). Die Bestandskunden kommen nahezu aus allen Branchen und allen Größenordnungen – von globalen Konzernen, innovativen mittelständischen Betrieben bis zu Einzelunternehmen.
aktivweb System- und Datentechnik GmbH
Arberseestr. 3
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