Mitarbeiter Onboarding reibungslos und effizient gestalten mit ADLON

Welches Problem lösen wir?

Im Rahmen des Onboardings gilt es, neue Mitarbeiter fachlich, sozial und technisch in das Unternehmen zu integrieren. Dabei sind die unterschiedlichsten Fachbereiche involviert – von HR über IT bis hin zur jeweiligen Abteilung. Oftmals gibt es für das Onboarding neuer Mitarbeiter eine Checkliste (Word/Excel) mit den zu erledigenden Aufgaben, welche dann durch die Abteilungen gereicht und zum Aufgabentracking verwendet wird. Dieser Prozess ist fehleranfällig, da das Dokument häufig nicht gepflegt wird und nicht klar ist, wer den aktuellen Dokumentenstatus hat. Auch führt das eigene Tagesgeschäft dazu, dass die zusätzlichen Onboarding-Aufgaben liegen bleiben oder zu einer zusätzlichen Arbeitsbelastung beitragen. Im IT-Support muss der Benutzeraccount z.B. manuell angelegt werden, was durch Eingabe- und Abstimmungsfehler häufig zu Nacharbeiten führt.

In vielen Unternehmen führt der Onboarding-Prozess in Summe zu langwierigen Abstimmungsprozessen, fehlender Transparenz, Unzufriedenheiten und Verzögerungen. Im Onboarding Prozess ist jedoch vor allem Geschwindigkeit und Effizienz gefragt. Neue Mitarbeiter müssen zu Arbeitsbeginn alle notwendigen Arbeitsmittel erhalten. Von den Aufgaben im Onboarding sollte die Wertschöpfung des Unternehmens geringstmöglich beeinträchtigt werden. Daher macht es Sinn, diese Aufgaben weitestgehend zu automatisieren.

Wie lösen wir das Problem?

Eine pragmatische Lösung für einen völlig transparenten und reibungslosen Onboarding-Prozess bietet ADLON mit der Lösung „Mitarbeiter Onboarding-Prozess“. Damit kann das Onboarding neuer Mitarbeiter abteilungsübergreifend smart und effizient gestaltet werden. Insbesondere klein- und mittelständische Unternehmen (KMUs) profitieren von der fertigen Plug & Play-Lösung. Sie besteht aus einem erprobten Prozess, der fertigen technischen Lösung mit Microsoft 365, aus Vorlagen für Texte, Checklisten, Workflows, Blueprints, uvm. Sowie aus Know-how, d.h. fachlicher Beratung, die einen Brückenschlag zwischen IT und Business darstellt.

Für den Onboarding-Prozess sind keine zusätzlichen Tools (Lizenzen/Kosten/Schulungen) notwendig, die Overhead produziert hätten. Die Umsetzung erfolgt mittels der Bordmittel von Microsoft 365, welche die meisten Unternehmen ohnehin bereits im Haus haben. Durch eine Kombination von M365 Lösungen wie Forms, Teams, SharePoint und PowerAutomate wird die Erfassung der Stammdaten sowie die Orchestrierung der notwendigen Aufgaben vollständig digitalisiert und vorherige manuelle Tätigkeiten automatisiert.

Der Mitarbeiter Onboarding-Prozess unterstützt das:

• Organisatorische Onboarding: mit Prozessschritten zur Arbeitsplatzausstattung und Arbeitskleidung, mit Tasks zur Personalerfassung und Flows zur internen Kommunikation
• Technische Onboarding: mit Prozessschritten zur User-Anlage, Rechten/Rollen und Zugangsinformationen

Was für uns wichtig war?

Durch den Mitarbeiter Onboarding-Prozess reduzieren sich für alle Beteiligten manuelle Tätigkeiten sowie die Transparenz und die Fehleranfälligkeit werden stark reduziert. Von der Lösung profitieren alle Mitwirkenden im Onboarding Prozess, vor allem die Abteilung HR und der IT-Support durch die bessere Transparenz und den reduzierten manuellen Aufwand. Dabei ist der ADLON Onboarding-Prozess aktuell der einzige Ansatz, der alle anfallenden Tasks zu einem komplett digitalen Prozess verschmelzen lässt. Zudem profitieren auch die neuen Mitarbeiter von einem professionellen Onboarding, da sie schnell produktiv mitarbeiten können, sich willkommen und angekommen fühlen, eine smarte Workplace Experience erleben und die Firma als attraktiven digitalen Arbeitgeber wahrnehmen.

Wichtig war bei der Gestaltung vor allem die Tatsache, dass der Prozess mit Microsoft Bordmitteln umgesetzt wird. Denn damit sind keine zusätzlichen Software-Tools nötig, die Tools sind gelernt und das Arbeiten im bereits bestehenden Arbeitshub wird weiter forciert. Damit werden zudem organisatorische Silos und Datensilos vermieden und ein komplett vernetzter digitaler Arbeitsplatz unterstützt. Zudem lässt sich der Onboarding-Prozess problemlos auch an die im Unternehmen bestehenden HR-Software-Tools anknüpfen.

Da sich beim Onboarding meist auch die Frage nach der Geräteausstattung stellt, bietet ADLON die Möglichkeit, den Onboarding-Prozess in Kombination mit Device as a Service zu komplettieren und damit Komplexität weiter zu reduzieren. Device as a Service ermöglicht es, einen kompletten Arbeitsplatz im Abonnement zu mieten. Damit wird der sehr komplexe Prozess rund um die IT ausgelagert – und der Arbeitsplatz für neue Mitarbeiter so ganz einfach bereitgestellt und verwaltet.

Neben dem Onboarding-Prozess bietet ADLON weitere fertig konzipierte und entwickelte IT-Lösungen für die HR an. Beispielsweise für die Themen Personalakte, E-Learning oder Bewerbungsmanagement. Durch den modularen Aufbau werden nach und nach die Prozesse in der HR-Abteilungen digitalisiert. Der Pragmatismus pusht die interne Digitalisierung und schont die eigenen Ressourcen. Zudem können die IT-Lösungen für HR mit IT-Lösungen aus anderen Business-Bereichen (z.B. Informationssicherheit, IT, Marketing, Vertrieb, …) kombiniert werden. Dadurch wird ein komplett vernetztes, nahtloses und kollaboratives Arbeiten am Digital Workplace ermöglicht. Nicht nur innerhalb der HR, sondern über alle Fachbereiche und damit das gesamte Unternehmen hinweg.

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Kurze Unternehmensbeschreibung

ADLON Intelligent Solutions ist ein 1988 gegründetes IT- und Beratungsunternehmen spezialisiert auf die Beratung, die Umsetzung und den Betrieb des digitalen Arbeitsplatzes: von der Modernisierung der Infrastruktur über die Digitalisierung von Prozessen und Tätigkeiten bis hin zur Informationssicherheit. Dabei haben wir auch 30 Jahre nach der Gründung unsere Start-Up-Energie erhalten und kombinieren diese mit der Substanz eines stabil wachsenden, etablierten IT-Dienstleisters und dem Spirit eines familiär geführten Unternehmens. Wir glauben daran, dass Technologie die Welt positiv verändern kann und suchen immer die beste Lösung für unsere Kunden. Zu diesen gehören globale Konzerne ebenso wie mittelständische Unternehmen. Mit Teamgeist, gegenseitigem Vertrauen und der Begeisterung für die gemeinsame Sache geben wir an den Standorten Ravensburg, Friedrichshafen und Ulm jeden Tag aufs Neue unser Bestes für unser gemeinsames Ziel: unsere Kunden mit IT zu stärken.

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