Neumann & Neumann Software und Beratungs GmbH digitalisiert Reinigungs-Management im Universitätsklinikum Frankfurt

Welches Problem lösen wir?

Mehr als 50.000 Patientinnen und Patienten werden pro Jahr am Universitätsklinikum Frankfurt stationär behandelt, mehr als 250.000 ambulant. Deshalb müssen alle Prozesse perfekt organisiert sein: Die IT bildet dabei das Rückgrat für zahlreiche Abläufe. Auch das Qualitätsmanagement an der Klinik ist weitgehend digitalisiert: Hier wird dafür gesorgt, dass die vielen Abläufe im Krankenhaus, die zur täglichen Routine gehören, auch die gewünschten Ergebnisse erzielen: Zum Beispiel bei der Reinigung von Patienten- und Behandlungszimmern, den Operationssälen und Laboratorien.
Große Sorgfalt bei der Hygiene ist in Krankenhäusern nicht erst seit der Corona-Pandemie besonders wichtig. Eine Herausforderung für das Reinigungs-Management an einem Krankenhaus, in dem Tag für Tag sage und schreibe 11.005 Räume gereinigt werden müssen.

Zur Unterstützung bei dieser Aufgabe hat sich das Universitätsklinikum Frankfurt einen Experten ins Haus geholt: Die Neumann & Neumann Software und Beratungs GmbH ist spezialisiert auf die Digitalisierung von Abläufen im Qualitätsmanagement. In einem Pilotprojekt ging es nun um eine ganz besondere Herausforderung: In mehreren Stationen der Klinik sollte der Status sämtlicher Reinigungsvorgänge verlässlich dokumentiert werden. Auf diesem Weg sollten alle Verantwortlichen für das Qualitätsmanagement im Universitätsklinikum ständig und in Echtzeit einen Überblick haben, welche Reinigungsaufgaben bereits abgearbeitet wurden und wo es noch offene Tickets gab. Ein Informationsstand, der in diesem Umfang und in dieser Geschwindigkeit zuvor noch nicht per Dokumentation festgehalten worden war.

Wie lösen wir das Problem?

Die 2019 vorgestellte neue Service-App von Neumann & Neumann eignete sich dafür besonders gut: Sie vermittelt als Live-Ticker allen Entscheidern zu jedem Zeitpunkt den aktuellen Status zu gereinigten Waschbecken, geleerten Mülleimern, geputzten Böden und allen anderen Aspekten, die zur Hygiene im Krankenhaus gehören.
In einem ersten Schritt entschied sich das Universitätsklinikum dafür, die App in der mehrwöchigen Testphase jeweils vormittags und nachmittags sowohl ambulant als auch stationär einzusetzen – und das in unterschiedlichen Abteilungen des Krankenhauses: In den Stationen der Inneren Medizin und der Kinderklinik wurde das Reinigungs-Management ebenso dokumentiert wie in den Ambulanzen der Mund-Kiefer-Gesichtschirurgie und im Lungenfunktionsbereich. Durch den Einsatz in mehreren Stationen, zu wechselnden Tageszeiten konnte die App zeigen, wie die Reinigungsaufgaben in unterschiedlichen Situationen von verschiedenen Mitarbeitern erledigt wurden.

Beteiligte Digitallösungen:

Mit der 2019 erstmals auf der Fachmesse CMS vorgestellten e-QSS Service-App haben Objektmanager und Reinigungsdienstleister alle vereinbarten Service-Leistungen jederzeit im Blick. Die App ist die ideale Ergänzung zum e-QSS Cockpit, mit Zeiterfassung und Ticketsystem. Die Service-App sorgt als „Live-Ticker“ dafür, dass jederzeit transparent ist, welche Reinigungsleistungen abgearbeitet wurden und welche noch offen sind. Bei der Steuerung von Teams zeigt sie, welche Mitarbeiter oder Dienstleister gerade anwesend sind. Arbeitsfortschritte werden sofort erkannt, Auftragstickets schnell und einfach erstellt. Die Mitarbeiter wiederum erhalten eine Anwendung, die sie schnell und einfach per Smartphone oder Tablet bedienen können.

Was für uns wichtig war?

Beim Start der Testphase kam es dann darauf an, dass die beteiligten
Reinigungsmitarbeiterinnen mit der neuen App vertraut gemacht und in die Funktionen eingewiesen wurden. Das schnelle Erlernen der Funktionalität und die einfache, intuitive Bedienung durch das Personal waren dem Universitätsklinikum besonders wichtig. Denn gerade bei den Reinigungsarbeiten sind die Sprachkenntnisse des Personals sehr unterschiedlich. Moderne IT geht auf diese Herausforderungen ein. So haben die App-Entwickler Funktionen eingebaut, die auch für den Einsatz in Frankfurt besonders wichtig waren:

– Eine einfache, intuitive Handhabung, die aufwendige Schulungen überflüssig macht.
– Die Übertragung aller Funktionen der App in eine andere Sprache.
– Das Hinterlegen von Bildern, so dass beispielsweise ein Soll-Zustand für die Reinigung per Foto angezeigt wird und vom Mitarbeiter problemlos mit dem Ist-Zustand abgeglichen werden kann – ganz ohne den Einsatz von Text.

Den Verantwortlichen im Qualitätsmanagement bei der Service-Gesellschaft des Krankenhauses wiederum half die App bei der Steuerung von Teams: Sie zeigte, welche Mitarbeiter oder Dienstleister gerade anwesend waren. Arbeitsfortschritte wurden sofort erkannt, Auftragstickets schnell und einfach erstellt. Auf Wunsch können diese Funktionen auch durch eine Zeiterfassung erweitert werden.

Auch bei der logistischen Umsetzung wurde darauf geachtet, dass es die Mitarbeiter möglichst einfach haben: Durch die Kooperation mit der Pfennig Reinigungstechnik GmbH konnte die App direkt vom
Reinigungswagen aus genutzt werden, auf einem dort fest angebrachten Tablet. Auf diesem Weg entfiel das Hantieren mit Smartphone oder Tablet, das während der Reinigungsarbeiten oft mühsam ist. Hygienevorschriften konnten besser eingehalten werden, da das Gerät nicht an sensiblen Orten abgelegt werden musste. Hinzu kam, dass das feste Anbringen am Reinigungswagen dafür sorgte, dass das Tablet nicht vergessen wurde und vor Diebstahl geschützt war.

Neumann & Neumann

Kurze Unternehmensbeschreibung

Die Neumann & Neumann Software und Beratungs GmbH wurde 1992 gegründet und ist ein inhabergeführtes, familienfreundliches mittelständisches Unternehmen.
N&N ist Ihr Innovations- und Kompetenzpartner für die Digitalisierung von Qualitätsprozessen. Schwerpunkte sind die persönliche Beratung für ganzheitliche Qualitätskonzepte- und Prozesse, interne und externe Qualitätsprüfungen, sowie die Beratung für Ausschreibungen in der Gebäudereinigung.
Die Software e-QSS wurde aus der Praxis für die Praxis entwickelt. Die QM Software ist die perfekte Grundlage für die intelligente Digitalisierung aller Qualitätsprozesse und ist in über 80 Ländern im Einsatz.
Gemeinsam erfolgreich – mit dem Marktführer Neumann & Neumann!

Neumann & Neumann Software und Beratungs GmbH
Krummbachstraße 4
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